Whistleblowing
La gestione dei citati canali di segnalazione potrebbe comportare il trattamento di dati personali; per tale ragione, il suddetto trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, oltre che alla tutela della riservatezza del segnalante, del segnalato e dei soggetti menzionati nella segnalazione, nonché dei diritti garantiti dal Reg. UE n. 2016/679 (GDPR).
Ai sensi dell'articolo 13 del Reg. UE n. 2016/679, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni.
Il Titolare del trattamento è la Società Prodeco Pharma S.r.l., C.F. e P.IVA 02103160269, con sede legale in Castelfranco Veneto (TV), Via Toniolo n. 25/1, tel.: 0423 744161
Oggetto, finalità del trattamento e base giuridica
La gestione dei canali interni di segnalazione, e dunque delle relative comunicazioni, può comportare il trattamento dei seguenti dati personali del segnalante, del segnalato e di eventuali terzi citati nella segnalazione medesima:
1. dati comuni, quali a titolo meramente esemplificativo: nome, cognome, e-mail, funzione aziendale e/o rapporti intrattenuti la Società, etc;
2. dati particolari, ove indicati all’interno della segnalazione, quali a titolo meramente esemplificativo: dati idonei a rilevare lo stato generale di salute, l’origine etnica, le convinzioni religiose, ovvero la vita sessuale dell’interessato, etc.
Il Titolare del Trattamento può trattare i suddetti dati personali esclusivamente per la gestione delle segnalazioni di eventuali illeciti, ricevute ai sensi del D.lgs. 24/2023. Si specifica che, per quanto concerne le suddette finalità, il conferimento dei dati personali è facoltativo ma che, tuttavia, il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare difficoltà nella gestione della segnalazione e nel relativo processo di indagine, finanche l’archiviazione della segnalazione medesima, in quanto non sufficientemente circostanziata.
La base giuridica su cui si fonda il trattamento sia dei dati comuni, che dei dati particolari è da rinvenirsi nell’assolvimento di obblighi normativi a carico del Titolare del trattamento, nonché in motivi di interesse pubblico rilevante stabiliti dal diritto dell'Unione o degli Stati membri.
Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento, modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto, interconnessione, limitazione, cancellazione e distruzione. I dati personali possono essere sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o digitale, con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi.
Accesso e comunicazione
I dati personali potranno essere resi accessibili e/o comunicati, nei limiti strettamente connessi alle descritte finalità:
• al Gestore dei canali di segnalazione, in qualità di Responsabile Esterno del Trattamento, oltre che ad eventuali suoi delegati (autorizzati al trattamento);
• ove la segnalazione risultasse fondata, agli organi aziendali preposti (es. Amministratore Unico), Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità suddette. In questo caso, si avrà cura di non trasmettere alcuna informazione che comporti l’identificazione del segnalante, salvo nelle ipotesi espressamente previste dalla legge, previo espresso consenso del medesimo.
In ogni caso, i dati non saranno in alcun modo diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati.
Trasferimento dati
La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno all’interno dell’Unione Europea su server del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento. Resta inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire i suddetti dati extra UE: in tal caso, si assicura sin da ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabile.
Periodo di conservazione dei dati
Il Titolare tratterà i dati personali raccolti per il tempo necessario alla gestione delle relative segnalazioni ed in ogni caso per massimo cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Diritti dell’interessato
Nella Sua qualità di interessato potrà, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti:
• chiedere l’accesso ai propri dati personali: art. 15
• chiedere ed ottenere la rettifica o l’aggiornamento dei suddetti dati: art. 16
• chiedere, nei casi previsti, la cancellazione dei dati personali trattati (diritto all’oblio): art. 17
• chiedere la limitazione del trattamento dei dati che La riguardano, ove previsto: art. 18
• ottenere la portabilità dei dati, laddove previsto: art. 20
• opporsi al trattamento: art. 21
• non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati: art. 22
• revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso conferito prima della revoca;
• proporre reclamo all’autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma: art. 77.
Si precisa tuttavia che, ai sensi e agli effetti di quanto disposto dalle Linee Guida ANAC n. 311/2023, è precluso alla persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, l’esercizio dei citati diritti, in quanto potenzialmente pregiudizievole per la riservatezza dell’identità del segnalante.
Al di fuori dalle menzionate ipotesi, l’esercizio dei diritti dell’interessato potrà avvenire attraverso l’invio di una richiesta – indicante nell’oggetto la dicitura “Istanza dell’interessato” - mediante:
• e-mail all’indirizzo: box@prodecopharma.com
• raccomandata a/r a: Prodeco Pharma S.r.l., Castelfranco Veneto (TV), Via Toniolo n. 25/1
Castelfranco Veneto (TV), 11 dicembre 2023
Il Titolare del Trattamento
Prodeco Pharma S.r.l.